LBPSB hall rental
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Rules and Regulations

  1. Spaces are allocated on a First come, First Served basis. Priority is given to groups requesting the same time slot and facility as the prior school year.
  2. No change to dates and hours agreed to are allowed without permission in writing from the Board. Any time change must be requested in writing.
  3. Requests for cancellation must be submitted to the Rental Office at least ten (10) working days in advance, otherwise the Lessee shall be liable for the agreed rental.
  4. The Caretaker’s service is to provide supervision of the Board’s property and facilities only, the opening and closing of doors and insuring that the rental facilities are in appropriate condition. The Board accepts no obligation to provide equipment other than that available on the premises and previously agreed upon. The time for setting up any equipment, tables, chairs, nets, etc., plus any cleaning that is required as a result of the Lessee’s occupation or any other service will be performed by the Board’s caretaking staff and will be charged to the Lessee.
  5. The Caretaker, being responsible for the Board’s property, shall be in charge and his/her instructions are to be followed in case of emergency, in order to ensure safe evacuation of any occupants from the building.
  6. The Lessee is obliged to adhere to the agreed time of occupation and not to exceed the specified rental time without permission from the Rental Office.
  7. The Board (schools or centre) will not be liable for damage to persons or property nor for the loss of any property resulting from the exercise of the rights granted to the Lessee under this permit. The Lessee must be covered by their own liability insurance.
  8. The Lessee shall not alter the premises or equipment of the Board. Any request for alteration or change of the leased premises is subject to the written approval of the Director of Equipment Services.
  9. The Lessee will reimburse the Board for any damages to the building or equipment resulting from the exercise of the rights granted under this permit, normal wear and tear excepted.
  10. The serving of alcoholic beverages is restricted to Board policy. The serving of soft drinks, refreshments and food requires permission from the Rental Office. Additional charges will be made to the Lessee if extra cleaning is required, over and above normal sweeping of the premises.
  11. The premises will not be available to any Lessee during the school holidays, vacations, Caretakers’ workshops, etc. These dates are outlined in the Rental Permit.
  12. The Board reserves the right to cancel any part of this Agreement if it becomes necessary to use the premises for educational events. At least a seven (7) working day advance notice will be given the Lessee. Any credit due, following any such cancellation shall be issued to the Lessee at the end of the permit.
  13. It is expected that the Lessee will make use of the Board’s facilities so as not to cause damage or abuse to the premises, equipment or fixtures; not to make undue or disturbing noise nor cause any disturbance. The Lessee will have on hand at all times, a representative on the rented premises who will be responsible for the good behaviour of its own members. Furthermore, the Lessee will obey the Board’s rules with respect to “no smoking” on the premises, the wearing of appropriate footwear in the gymnasia, etc., as may be required by house rules as well as all policies and procedures of the school board.
  14. The Board may cancel this Rental Permit if the Lessee or any member thereof is misusing the premises or facilities or behaving in any detrimental way towards the Board’s policy as described in this Rental Permit.
  15. The Lessee shall, in case of unsatisfactory conditions of the Board’s services or premises, inform the Board’s Rental Office in writing.
  16. Lessees are responsible for ensuring room capacities are not exceeded
  17. Pyrotechnics and/or smoke shows are not permitted. Use of vapor/smoke may be permitted with prior approval of the rental office. The specification shall be submitted to the rental office two weeks in advance for review. The lessee assume all liabilities and the cost associated with the use of this material.
  18. All groups and organizations must ensure an adult representative is present and able to respond to emergency situation.
  19. The School Board reserves its right to cancel the rental permits in case of non payment in the prescribed delay or any other reason which constitutes, from the School Board opinion, the essence of the agreement between the parties.

Règles et Règlements

  1. Les locaux sont alloués selon la règle du premier arrivé, premier servi. Une priorité est accordée aux groupes qui réserves le même local à la même période que l’année précédente.
  2. Aucun changement aux dates ou aux heures ne sera accepté sans la permission écrite de la Commission. Tout changement d’horaire doit se faire par écrit.
  3. Les demandes d’annulation doivent être faites au moins dix (10) jours ouvrables avant la location, sinon le locataire devra honorer son engagement.
  4. Les services du concierge consistent à superviser les locaux et les installations de la Commission seulement, à ouvrir et à fermer les portes, et à s’assurer que les installations louées sont en bonne condition. La Commission n’a pas l’obligation de fournir des équipements qui ne se retrouvent pas déjà sur les lieux et /ou sur lesquels il y a déjà eu une entente. Le temps nécessaire à l’installation de tables, de chaises, de filets, etc., tout nettoyage dû à l’occupation des lieux par le locataire ou tout autre service requis du personnel d’entretien de la Commission sera facturé au locataire.
  5. Le concierge, étant responsable de la propriété de la Commission, sera chargé de la sécurité et ses instructions devront être suivies en cas d’urgence ou d’imprévu, de façon à assurer l’évacuation des personnes présentes en toute sécurité.
  6. Le locataire doit respecter la durée de location et ne pas dépasser le temps alloué sans une autorisation du Bureau de location.
  7. La Commission (les écoles ou les centres) n’est pas responsable des dommages aux personnes ou à la propriété ni la perte d’objets personnels résultant de l’exercice des droits consentis au locataire par ce permis. Les locataires doivent être couverts par leur propre police d’assurance responsabilité civile.
  8. Le locataire n’apportera pas de modifications aux locaux ou aux équipements loués. Toute demande de modification est sujette à l’autorisation écrite du Directeur des Services des ressources matérielles.
  9. Le locataire remboursera la Commission pour tout dommage à l’édifice ou à l’équipement résultant de l’exercice des droits consentis au locataire par ce permis sauf usure normale.
  10. Le service de boissons alcoolisées est assujetti à la politique de la Commission. Le service de rafraîchissements et de nourriture requiert l’autorisation du Bureau de location. Des frais additionnels seront facturés au locataire si un nettoyage plus élaboré qu’un simple balayage est nécessaire.
  11. Les locaux ne seront pas disponibles durant les congés scolaires, les vacances, les ateliers du personnel d’entretien, etc. Ces dates sont indiquées dans le présent permis.
  12. La Commission se réserve le droit d’annuler ce permis en tout ou en partie si surviennent des événements éducatifs nécessitant les locaux prévus au permis. Le locataire recevra alors un avis au moins sept (7) jours ouvrables avant l’événement. Tout crédit qui deviendrait dû suite à une annulation sera émis à la fin du permis.
  13. Il est entendu que le locataire utilisera les locaux de manière à ne pas causer de dommage aux locaux, aux installations et à l’équipement; à ne pas faire de bruits indus et à ne pas déranger. Le locataire aura en tout temps un représentant sur les lieux qui sera responsible du comportement de ses membres. De plus, le locataire s’engage à respecter l’interdiction de fumer sur les lieux, à porter des chaussures appropriées dans les gymnases, etc., et autres règlements particuliers à l’édifice ainsi que toutes les politiques et procédures de la commission scolaire.
  14. La Commission se réserve le droit d’annuler ce permis si le locataire ou l’un de ses membres utilise les lieux ou les installations de façon inappropriée ou fait tort aux règlements tels que décrits dans ce permis.
  15. Dans le cas où le locataire ne serait pas satisfait de la condition des lieux ou du service offert par la Commission, il est prié d’en avertir le Bureau de location par écrit.
  16. Les locataires ont la responsabilité de s’assurer que la capacité des locaux ne soit pas dépassée.
  17. Les spectacles de pyrotechnie et/ou de fumée ne sont pas autorisés. L’utilisation de vapeur ou de fumée peut être autorisée mais doit être préalablement approuvée par le Bureau des locations. Les spécifications doivent être soumises deux semaines à l’avance afin d’être étudiées. Le locataire est responsable de tous les dommages et de tous le coûts associés avec ce matériau.
  18. Tous les groupes et organisations doivent s’assurer de la présence d’un adulte capable de réagir aux situations d’urgence.
  19. La commission scolaire réserve ses droits d’annuler le permis advenant un non paiement dans les délais prescrits ou pour toute autre cause qui, de l’avis de la commission scolaire, constitue un élément essential de l’entente entre les parties.

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